Peran Sekretaris

Peran Sekretaris

Peran Sekretaris - Dalam aktivitas keseharian seseorang sekretaris dituntut agar bisa menolong atasan dengan maksimum, hingga kadang-kadang sekretaris tidak memiliki jam kerja yang tetaplah karna semuanya bergantung pada pekerjaan atasan, Manfaat mendukung aktivitas atasan itu seseorang sekretaris mesti memiliki peranan serta tanggung jawab yang pas, oleh karenanya dengan global peranan serta tanggung jawab sekretaris yaitu : 

A. Peran 

Peranan sekretaris yaitu menolong kelancaran aktivitas pimpinan terlebih pada aktivitas administrasi, hal semacam ini cukup simpel dalam kalimat, namun dalam prakteknya cukup berat karna apa pun pekerjan atasn yang terkait dengan aktivitas menjangkau maksud perusahaan seseorang sekretaris mesti membantunya, seperti : 

a. Apabila atasan juga akan melalukan hubungan usaha lewat surat, jadi sekretaris yang menyiapakn dari mulai pengetikan hingga pada pengiriman serta tindak lanjutnya 

b. BIla pimpinan juga akan membuat rapat, jadi semuanya persiapan, waktu proses rapat hingga sesudah rapatpun sekretaris yang mengerjakannya kelancaran rapat itu. 

c. Demikian pula apbila atasan juga akan lakukan perjalanan ke luar daerah, jadi semuanya persiapan sebelumnya pergi, waktu pergi hingga sesudah atasan kembali sekretaris yang membuat lancar aktivitas atasan itu. 

Fungsi Sekretaris

B. Tanggung Jawab 

Dalam bekerja jadi seseorang sekretaris, memiliki tanggung jawab yang cukup besar yakni tingkatkan serta menjaga citra atasan, dalam hal semacam ini sekretaris dituntut selalu untuk melindungi nama baik atasan dalam soal apa pun baik dalam lingkungan perusahaan ataupun diluar lingkungan perusahaan. Menjaga citra atasan kadang-kadang harus juga bertindak atau pengucapan yang berlainan dengan kenyataan yang ada, seperti pabila atasan dating terlambat jadi sekretaris mesti bisa berargumen kalau atasan terlambat karna ada pekerjaan yang di kerjakan di luar kantor. Demikian pula untuk hal yang lain. Hal semacam ini dikerjakan supaya citra atasan tetaplah baik. 

Manfaat meningkatan peranan serta tanggung jawab ini, seseorang sekretaris mesti memiliki peranan dalam kantor seperti : 

a. Tingkatkan peranan kantor, yakni tingkatkan kantor jadi tempat yang dipakai untuk lakukan pemikiran mengenai jalannya usaha, atau jadi pusat info atau jadi pusat service orang-orang dan sumber data. 

b. Membuat lancar aktivitas ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan, Computer, serta penggandaan dokumen yang diperlukan oleh satu perusahaan. 

c. Mempererat hubungan pada bawahan dengan atasan dalam soal komunikasi, karenanya sekretaris bisa disebutkan jadi media penghubung dan penghubung pada dunia luar serta perusahaan dengan perusahaan tersebut. 

d. Jadi media perekam, penyimpan, pengingat aktivitas atasan berbentuk pengaturan jadwal kerja harian. 

Untuk penuhi peranan serta tanggung jawab itu yang demikian besar jadi prasyarat yang diharuskan untuk menempati jabatan ini yaitu : 

A. Ketrampilan dasar 

Kekuatan mengetik 10 jari 

Kekuatan ini bermanfaat untuk kerjakan beragam pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kekuatan minimum yaitu kecepatan 200 entakan per menit, dengan kekeliruan maksimum 3 entakan. 

Perlakuan Kearsipan 

Kekuatan mengelola berkas hingga pada penyimpanan dan pemakaian sistem dengan benar. Supaya penemuan kembali bisa dikerjakan secara cepat serta pas. Dengan standard saat penemuan kembali maksimum 3 menit 

Komputer 

Bisa menjalankan piranti computer untuk beragam kepentingan serta system yang pas seperti Ms. Word, Ms. Excell dan PowerPoint. Dapat juga menggerakkan internet untuk beragam kepentingan baik kirim serta terima berita atau mencari data. 

Korespondensi 

Satu kekuatan buat surat baik dalam bhs Indonesia ataupun bhs Inggris, dengan beragam bentuk atau macam yang dikehendaki atasan, baik dengan rencana atasan ataupun mengkonsep sendiri. 

Terima dikte 

Kekuatan dalam terima instruksi atau berita, baik lewat cara ditulis tangan atau kekuatan computer. 

Pengetahuan Bank serta kas kecil 

Satu kekuatan yang membuat lancar pekerjaan dalam hubungan dengan keuangan atasan. 

B. Ketrampilan khusus 

Tata Krama Lingkungan Kerja 

Ketahui bagaimana menggerakkan beberapa aturan atau ketentuan serta sopan santun berbentuk tingkah laku di lingkungan kerja. 

Tata Krama Bertelepon 

Bisa memakai telepon dengan beragam peranan untuk lakukan pekerjaan dan bisa menanganinya dengan standard kenikmatan pelanggan 

Komunikasi Dampaktif 

Bisa mengemukakan fikiran serta maksud dengan terang dengan lisan ataupun tulisan, dan bisa mengemukakan pendapat atau pesan di depan umum. 

Hubungan Antarpribadi 

Satu langkah untuk beradaptasi dalam pergaulan, memiliki beberapa cara pendekatan baik pada atasan ataupun rekanan. 

C. Penampilan 

Yaitu hal penunjang untuk jadi pegawai yang profesional. Tampilan ini begitu perlu karna citra seorang bisa diliat dari penampilannya. Tampilan ini meliputi tata langkah kenakan pakaian, tata langkah memakai tata rias, tata langkah memakai accessories di samping juga langkah jalan, langkah berdiri serta langkah duduk juga adalah hal yang perlu dalam tampilan.